Avdeling for patologi - Rekvirering av prøver v. 1.5

1. Rekvirering

 

1.1 Generelt

Rekvirering av prøver til histologisk- og cytologisk undersøkelse ved Avdeling for patologi skjer i hovedsak ved elektronisk rekvirering. For interne rekvirenter rekvireres det elektronisk i DIPS Arena (se del 1.2), mens eksterne rekvirenter benytter DIPS Interactor. Se del 1.3 for mer informasjon. Rekvirering for eksterne rekvirenter uten elektronisk rekvirering er beskrevet i del 1.4. Ved rekvirering av obduksjonsundersøkelse eller innlevering av mors se del 1.2 og 1.4.

 

Avtale mellom laboratoriet og rekvirent:

En avtale om undersøkelse i henhold til tjenestene laboratoriet tilbyr anses som inngått når:

-     Elektronisk bestilling er sendt og prøve(-r) mottatt laboratoriet.

eller

-     Papirrekvisisjon og prøve er mottatt ved laboratoriet.

 

1.2. Interne rekvirenter (fra journalsystem DIPS)

Prøver til undersøkelse ved avdeling for patologi:

Rekvirenter tilknyttet Stavanger Universitetssjukehus rekvirerer undersøkelser elektronisk via bestillingssiden i DIPS Arena.

Det benyttes elektronisk kode for de spesifikke undersøkelsene som ønskes utført.

For interne rekvirenter som skal etterbestille molekylærpatologiske undersøkelser benyttes egen papirrekvisisjon. Se lenke under del 1.4.

Papirrekvisisjoner til histologisk- og cytologisk undersøkelse benyttes kun som nødrutine ved stans/nedetid i IT-system.

Dødsmelding og rekvirering av obduksjon:

Vær spesielt oppmerksom på at «Følgeskjema for avdød og obduksjonsbegjæring-HST» skal skrives ut og leveres sammen med mors, uansett om det skal utføres obduksjon eller ikke.

 

Se prosedyre EQS 27581: Dødsfall / obduksjon av pasient i SUS (Ikke tilgjengelig) for detaljert beskrivelse av rutiner rundt dødsfall i SUS.

 

1.3. Elektronisk rekvirering - eksterne rekvirenter

Eksterne (polikliniske) rekvirenter med tilgang til elektronisk rekvirering benytter DIPS Interactor for rekvirering av prøver.

For bestilling i DIPS Interactor åpnes programmet installert på PC.

•       Velg aktuell tjeneste fra patologi tjenestekatalogen

•       Følg anvisningen ut ifra valgt tjeneste og fyll inn nødvendig informasjon (se også del 1.5)

•       Merk prøvebeholdere med etiketter, med rett barkode, som ble skrevet ut ved valget «Prøvetaking». HUSK å sjekke at pasient-ID på etiketten stemmer med pasienten prøven er tatt fra før den klistres på prøvebeholder

•       Send bestilling

•       Send prøvebeholder(-e) med budtjeneste eller post ved første anledning

 

For bestilling av DIPS Interactor kontakt Helse Vest IKT Kundesenter tlf. 55976540 eller samhandling@helse-vest-ikt.no for informasjon.

Papirrekvisisjon benyttes kun som reserveløsning ved problemer eller driftsstans i systemet for elektronisk rekvirering. Se lenke i kapittel 1.4.

 

 1.4. Eksterne rekvirenter uten elektronisk rekvirering

Eksterne rekvirenter som ikke benytter DIPS Interactor, benytter papirrekvisisjon.

Papirrekvisisjoner for bestilling av prøveundersøkelser ved Avdeling for patologi kan lastes ned fra sykehusets nettside. For utfylling se del 1.5 og merking av prøver del 1.6.

De ulike rekvisisjonene er:

•       For prøver til histologisk undersøkelse

•       For prøver til cytologisk undersøkelse

•         Papirrekvisisjoner til histologisk- og cytologisk undersøkelse benyttes kun som nødrutine ved stans/nedetid i IT-system.

 

Lenke til Sykehusets nettside:

Avdeling for patologi - Skjema for rekvirering av undersøkelser

 

Link til de ulike skjemaene finnes også i skjema for bestilling av forbruksvarer:

Labhåndbok - Bestillingsskjema for forbruksvarer

 

Rekvirering av obduksjon:

For rekvirering av obduksjonsbegjæring brukes henvisning fra fastlege. For alle innbrakte lik skal det fylles ut skjema for innlevering av døde; «Innlevering – skjema for døde», som fås ved henvendelse til seksjon for obduksjon.

 

1.5. Utfylling av rekvisisjon

Elektronisk rekvirering:

 

Ved elektronisk rekvirering vil nødvendige felt være merket og bestilling kan ikke sendes uten at disse er fylt ut.

Ønsket undersøkelse krysses ut. Flere tips finnes ved å følge bekrivelsen i følgende lenker:

DIPS Arena: Bestille patologiundersøkelse

DIPS Arena: Bestille patologiundersøkelse ved operasjon eller undersøkelse

Ved innsending av flere prøver/glass pr rekvisisjon må glassene merkes med nummer tilsvarende nummer og materiale på rekvisisjon.

Type materiale/fikseringsmåte ønsket er viktig informasjon for at laboratoriet skal kunne vurdere prøven og utføre undersøkelser av best mulig kvalitet, derav yte beste mulig service.

 

Papirrekvisisjon:

 

Ved bruk av papirrekvisisjon til bestilling av laboratorieundersøkelser hos avdeling for patologi må følgende informasjon fylles ut:

Rekvirent:

§  Klinikk/legekontor/avdeling

§  Navn på rekvirerende lege og HPR-nummer

Pasient:

§  Navn og Personnummer

§  Ikke innlagt pasient

Relevante kliniske opplysninger er nødvendig for korrekt undersøkelse av prøver.

Prøvetakingsdato:

Tydelig prøvetakingsdato må noteres på rekvisisjon.

Hasteprøver

Eventuelle CITO-prøver/Øyeblikkelig hjelp må merkes tydelig med telefonnr hvor prøvesvar ønskes telefonert.

 

1.6 Merking av prøver:

Alle prøver må merkes med navn og fødselsnr (fødselsdato kan godkjennes), samt riktig organ.

For nødrutiner og papirrekvisisjon merkes prøven minimum med pasientens navn og fødselsdato, dato for prøvetaking og type prøvemateriale/organ.

Ved flere prøver må lokalisasjon eller nr på prøven stemme overens med opplysninger på rekvisisjon.

For elektronisk rekvirering merkes prøven med etikett skrevet ut fra DIPS Arena eller DIPS Interactor.

 

 1.7 Kriterier for avvisning av prøve

Avdelingen tilstreber god service og god kommunikasjon med rekvirentene. Vi strekker oss langt for å undersøke innsendt prøvemateriale. I noen tilfeller hvis undersøkelse av prøven går på bekostning av våre strenge krav til kvalitet og pasientsikkerhet vil vi forbeholde oss retten til å avvise mottatte prøver. Avvisning vil kunne forekomme ved mangler eller preanalytiske feil som oppdages. Eventuelle feil og mangler vil bli kommunisert til rekvirent med begrunnelse for avvisning.

Slike tilfeller kan være ulike typer uoverensstemmelser mellom rekvisisjon og prøve eller andre der laboratoriet oppdager feil eller mangler ved prøve. Rekvirent (hvis oppgitt) vil i slike tilfeller motta et skriv med informasjon om hvorfor prøvesvar vil utebli.

 

1.8 CiTO/Øyeblikkelig hjelp

Hasteprøver må merkes spesielt og tydelig, eventuelt velges ved elektronisk bestilling. For prøver til patologisk undersøkelse kan det velges mellom hastegradene «CITO», «Pakkeforløp» og «Rutine». For telefonisk svar må tydelig telefonnummer følge rekvisisjon/bestilling. Laboratoriet er ikke døgnåpent. Prøver mottas mellom kl. 08:00-15:30 på hverdager.

 

1.9 Preanalytiske avvik ved prøvetaking eller forsendelse

I noen tilfeller er det nødvendig å avvike fra standard prosedyre ved prøvetaking eller forsendelse. I slike tilfeller skal det komme tydelig frem i bestillingen hvilke avvik som har forekommet. Dette gjøres i kliniske opplysninger for elektronisk rekvirering eller på medfølgende rekvisisjon.

 

2. Forsendelse 

Ved forsendelse av prøver til patologi undersøkelse følg veiledning for de ulike cytologiske og histologiske undersøkelsene som er beskrevet i Laboratoriehåndboken.