AMM - Rekvirering og etterrekvirering - inkludert kriterier for avvisning av rekvireringer v. 2.10

1.   Rekvirering

1.1.Generelt

En utfylt rekvisisjon i elektronisk- eller papirform er å betrakte som en avtale mellom rekvirent og laboratoriet. Analyser/undersøkelser blir utført ut fra hvilke tjenester som blir bestilt, oppgitte kliniske opplysninger og laboratoriets gjeldende retningslinjer for valg av undersøkelser. Se vår analyseoversikt.

 

NB! Medisinsk personale ved laboratoriet kan gjøre endringer i bestillingen ut fra gitte kliniske opplysninger.

Ved behov for supplerende analyser eller dersom det rekvireres analyser som Avdeling for medisinsk mikrobiologi ikke utfører, vil aktuell prøve bli videresendt til annet laboratorium for undersøkelse.

 

Rekvirering til mikrobiologiske undersøkelser kan gjøres på følgende to måter:

 

A.    Elektronisk via IHR (Interaktiv henvisning og rekvireringsverktøy). Løsningen er satt i produksjon for alle legekontor som har et journalsystem med DIPS Interactor Publisher installert.

 

B.    Ved hjelp av våre to rekvisisjoner, se:

 

•         Rekvisisjon - bakteriediagnostikk

 

•         Rekvisisjon - virologi og molekylærdiagnostikk

 

Rekvisisjonene bestilles ved å ringe kontoret på telefon: 51 51 88 00. Eventuelt kan det legges ved en bestilling på rekvisisjoner sammen med innsendte prøver.

 

For informasjon om blodprøvetaking, se: Prosedyre for venøs blodprøvetaking.

Smittetesting for donorer av celler og vev skal følge egen prosedyre: Rekvirering - Smittetesting av celler og vev-donorer

 

1.2. Elektronisk rekvirering

Opplæring blir gitt alle nye brukere. I DIPS Interactor Publisher finnes også en brukermanual.

  • Åpne mappe for mikrobiologi
  • Velg ønsket tjeneste/undersøkelse fra vår tjenestekatalog
  • Følg anvisning ut fra valgt tjeneste
  • Elektroniske bestillinger sendes til sykehus når prøven foreligger. Unntak: Dersom prøven skal tas f.eks. ved poliklinikk, må dette spesifiseres i den elektroniske bestillingen: «Tas eksternt».
  • Prøven merkes med etikett generert av DIPS Interactor Publisher

Unntak: For pasienter uten norsk personnummer er det ikke mulig å sende bestillingen elektronisk. Disse skal minimum angis med fullt navn og fødselsdato på prøve og utskrift fra Interactor (som erstatning for rekvisisjon).

NB! Fødselsdato må skrives på for hånd både på etikett/prøve og på utskrift.

1.3. Utfylling av papirrekvisisjon

  • Velg aktuell rekvisisjon ut fra ønskede analyser. Alle felter på rekvisisjonen skal fylles ut med blå eller sort penn (eventuelt rekvirentens datasystem).
  • Pasienten skal alltid oppgis med fullt navn og fødselsnummer. Pasienter uten norsk personnummer skal minimum angis med fullt navn og fødselsdato. Det skal også markeres om pasienten er poliklinisk eller inneliggende.
  • Rekvirenten skal oppgis med legenavn, ID-nummer, legekontor/institusjon/avdeling og adresse.
  • Prøvetaker skal oppgi dato og klokkeslett for prøvetaking.
  • Angi relevante kliniske opplysninger inkludert informasjon om 1. sykdomsdag, kontrollprøve, eventuell graviditet, vaksinasjon (serologi) eller pågående antibiotikabehandling (bakteriologi).
  • Kryss av for prøvemateriale og ønskede undersøkelser.
  • Papirrekvisisjon og prøve skal alltid leveres samtidig til laboratoriet. Se for øvrig rekvisisjonens bakside for informasjon om utfylling.
  • I tillegg skal prøven merkes med pasientens fulle navn og fødselsnummer, samt dato og klokkeslett for prøvetaking.

 

Rekvisisjon for bakteriologiske analyser er også mulig å fylle ut elektronisk på pc og deretter skrive ut.

 

1.4. Kriterier for avvisning av prøve/rekvisisjon

 

For laboratoriepersonell: håndtering av prøver med avvik, se intern prosedyre Avvik i prøvemottak (Ikke tilgjengelig)

 

For å kunne være sikker på pasientens identitet og for å ivareta både pasientsikkerhet og de ansattes sikkerhet ved arbeid med prøven, kan vi måtte avvise prøver som angitt under:

  • Umerket prøve. Dersom det mottas pasientprøver som er umerket, ufullstendig merket eller feilmerket slik at sikker identifisering ikke kan gjøres.
  • Dersom rekvisisjon ikke er tilstrekkelig utfylt; se punkt 1.3.
  • Ikke overensstemmelse mellom pasientidentifisering på prøve og rekvisisjon.
  • Feil prøvemateriale/transportmedium for ønsket analyse.
  • For gammel prøve i henhold til analysens krav.
  • Lekkasje/tilgrising av prøve.
  • Manglende kliniske opplysninger ved bestilling av parasittmikroskopi.
  • Prøve og tilhørende rekvisisjon må mottas innen tre dager. Dersom prøve mangler etter tre dager, vil rekvisisjonen kunne bli avvist.

Rekvirenten vil få svarbrev om avvist prøve, og grunnen til dette.

I de tilfeller hvor vi mangler rekvirentopplysninger som følge av mangel på rekvisisjon, har vi dessverre ingen mulighet til å gi tilbakemelding om avvist prøve.

1.5. Unntak:

I noen tilfeller gjøres det imidlertid unntak, som hvis prøven er tatt fra en lokalisasjon som gjør det umulig eller svært vanskelig å få gjentatt prøvetaking eller hvis en behandling er startet etter prøvetakningen. I slike spesielle tilfeller vil en lege ved Avdeling for medisinsk mikrobiologi avgjøre om prøven skal undersøkes. Rekvirenten vil bli kontaktet ved behov. I de tilfeller hvor rekvirent er ukjent, vil vi oppbevare analysesvar inntil rekvirent tar kontakt. I forannevnte tilfeller vil alltid feil/mangler bli kommentert i prøvesvaret.

 

Eksempel på slike prøver:

•         Spinalvæske

•         Prøver tatt ved invasiv prøvetaking (f.eks. aspirasjon, punksjon, ol.)

•         Blodkultur tatt før igangsetting av antibiotikabehandling

•         Prøver tatt preoperativt eller under operasjon

•         SO-prøver (seksuelt overgrep)

•         Prøver tatt fra små barn

•         Prøver som kommer fra Helsestasjon for ungdom

 

1.6. Hasteprøver/øyeblikkelig hjelp

Hastesituasjoner må merkes på rekvisisjonen spesielt. Det er også viktig at telefonnummer som rekvirent kan nås på, blir påført rekvisisjon. For interne rekvirenter ønsker vi at prøven og rekvisisjonen blir levert direkte til laboratoriet for raskest mulig igangsetting. Det gjøres oppmerksom på at vi ikke er et døgnåpent laboratorium, og derfor har begrensninger i forhold til utførelser av analyser på ettermiddag/kveld og helg. Ta kontakt med laboratoriet ved behov for ytterligere veiledning.

1.7. Preanalytiske avvik hos rekvirent

I de tilfeller rekvirent/prøvetaker oppdager at egen prøvetakingsprosedyre ikke kan følges eller ikke er blitt fulgt, er rekvirent/prøvetaker pliktig til å opplyse om dette på rekvisisjonen til laboratoriet. Dette fordi slike avvik kan ha innvirkning på prøveresultat og tolkningen av disse.

1.8. Rekvirerte analyser som ikke utføres ved avdelingen

Dersom det rekvireres analyser som ikke står i vårt analysereportoar, vil prøven videresendes til annet aktuelt laboratorium i Norge. Videresending av prøver kommenteres i prøvesvaret. De vanligste analysene og laboratoriene som benyttes for videresending, står oppført i vår laboratoriehåndbok (se lenke under). Analysesvar vil da mottas fra aktuelt laboratorium. Dersom analysen ikke utføres i Norge, vil laboratoriet ta kontakt med rekvirent.

 

2.   Forsendelse

All forsendelse av biologisk materiale per post skal alltid følge: Forsendelse av smittefarlig biologisk materiale – praktisk veileder

For mer informasjon og forsendelse med vår transporttjeneste, se: Transporttjeneste og annen forsendelse av prøver

 

3.   Etterrekvirering

Holdbarheten til de enkelte prøvematerialene er angitt i Laboratoriehåndboken. Lenke til klinisk veileder, som også angir viktig informasjon: Klinisk veileder

Prøver til bakteriediagnostikk oppbevares i 7 dager. Unntaket er uriner og fecesprøver som oppbevares i 3 dager. Bakteriestammer som blir frosset ned: funn fra blodkultur og spinalvæske, samt bakterier med spesielle resistensmekanismer, tarmpatogene bakterier og enkelte andre fra spesielle prøvematerialer. Utvidet resistensbestemmelse kan etterbestilles på disse ved behov.

Prøver til virusdiagnostikk og molekylær diagnostikk (PCR-analyser) oppbevares i en uke etter analysering. Unntak: Negative spinalvæsker til molekylærbiologiske undersøkelser oppbevares i 2 år.

Rekvirent kan ta kontakt med avdelingen eller direkte med aktuell seksjon for bestilling av ytterligere/supplerende analyser innen angitt tid. Oppgi pasientens personnummer, prøvedato og ønskede tilleggsundersøkelser. Lenke til avdelingens nettside med kontaktopplysninger, finner du her.

 

4.   Avdelingens kvalitetssystem

Avdeling for medisinsk mikrobiologi har et kvalitetsstyringssystem som skal ivareta våre brukeres krav til oss. Systemet skal ivareta opplæring, vedlikehold og faglig oppdatering for våre medarbeidere og de analysemetodene vi benytter. I tillegg skal systemet ivareta informasjon om avvik eller endringer som påvirker vår service til våre brukere. Denne informasjonen benytter vi i vårt kontinuerlige forbedringsarbeid.