Hensikt
Prosedyren beskriver fremgangsmåte for redigering og godkjenning av produkter og prøvetakingsutstyr i bestillingsmodulen til Laboratoriehåndboken for Helse Stavanger HF.
Omfang
Beskrivelsene omfatter administrering av bilder og produkter under Databehandling, med spesielt fokus på bestillingsmodulen i Laboratoriehåndboken for Helse Stavanger. Det vil si:
- Hvordan produkter/bilder legges til.
- Hvordan filene som viser prøvetakingsutstyr og andre produkter bygges opp i bestillingsdelen.
- Rutiner for aktivering og godkjenning av filer for prøvetakingsutstyr.
- Hvilke begrensinger som kan legges inn for bestillinger i bestillingsmodulen.
Definisjoner
- Laboratoriene: Avdeling for patologi, avdeling for medisinsk biokjemi, avdeling for medisinsk mikrobiologi og avdeling for immunologi og transfusjonsmedisin.
- PAT: Avdeling for patologi
- AMB: Aveling for medisinsk biokjemi
- AMM: Avdeling for medisinsk mikrobiologi
- ITM: Avdeling for immunologi og transfusjonsmedisin
Ansvar
Ansvar for de ulike oppgavene som prosedyren beskriver er fordelt på ulike roller i de ulike laboratoriene
|
Registrere produkt/ikon til bestillingsmodulen: |
Kvalitetsansvarlige, fagansvarlige bioingeniører, helsesekretærer og kontorledere |
|
Legge inn produkt i prøvetakingsutstyr etc: |
Kvalitetsansvarlige, fagansvarlige bioingeniører, helsesekretærer og kontorledere |
|
Godkjenne produkt i bestillingsmodulen: |
PAT: Kontorleder merkantil og kvalitetskoordinator AMB: Seksjonsleder kontor AMM: Kvalitetskoordinatorer og fagbioingeniør preanalyse IMT: Fagansvarlig bioingeniør eller kvalitetskoordinator |
|
Redigere data i bestillingsmodulen: |
PAT: Kontorleder merkantil og kvalitetskoordinator AMB: Seksjonsleder kontor AMM: Kvalitetskoordinatorer og fagbioingeniør preanalyse IMT: Fagansvarlig bioingeniør eller kvalitetskoordinator |
Beskrivelse
Legge til produkter/bilder
Produkter/bilder registreres i databasen til Laboratoriehåndboken for å kunne benyttes både i bestillingsdelen og i analysedelen.
Nye produkter/bilder som legges til
- Klikk på Databehandling
- Klikk på Ekstern informasjon
- Velg Produktbilder og ikoner og
- Legg til ny
Legg inn data i neste vindu:
- Bildetekst: Navn på produkt
- Bildetype: Produktbilde, Ikon eller Nyhetsbilde.
- Bilde: Velg fil og hent bildefil fra PC.
- Aktiv er haket av som «default».
- Lagre som utkast eller hak av for Endeling versjon og trykk Lagre utkast eller Send til godkjenning. Medarbeidere som har godkjenner-tilgang, har isteden alternativet Godkjenn, og kan godkjenne direkte.
- Gi informasjon til en medarbeider i avdelingen med tilgang til godkjenning om å godkjenne produktet hvis du ikke kan godkjenne selv.
- For godkjenning frem i tid: Velg en dato under Ønsket publiseringsdato om det er ønskelig at filen skal bli tilgjengelig på enn bestemt dato. Dette benyttes i liten grad for produkter/ikon.
Redigere allerede opprettede produkter
- Klikk på Databehandling
- Klikk på Ekstern informasjon
- Velg Produktbilder og ikoner
- Trykk på Redigeringsikonet (Bilde 1) til venstre i oversikten over Produktbilder/ikon
Bilde 1
Redigere:
- Gjør endringer i nytt vindu i redigeringsmodus. Følg samme instruks som når nye produkter legges til.
- Tykk Lagre utkast for å lagre endringer som er utført uten å publisere med en gang.
- Hak av for Endelig versjon og velg Send til godkjenning eller Godkjenn (avhengig av tilganger) når klar for godkjenning.
Godkjenning:
- Endelige versjoner som krever egen godkjenning, finnes under «Endelige» ved siden av initialene for innlogget person oppe i høyre hjørne. Se bilde 2.
- Denne vises kun for medarbeidere som er superbruker og/eller med godkjennertilgang.
- Det er kun medarbeidere med godkjennertilgang for bestillingsmodulen som kan godkjenne produkter.
- Bare godkjenn prdukter som tilhører egen avdeling
Bilde 2 - For godkjenning: velg redigeringsikonet og deretter den grønne knappen "godkjenn" (ev "pre-godkjenn") nederst i nytt vindu.
Legge til produkter under prøvetakingsutstyr
Velg:
- Databehandling (i ny versjon; under Ekstern informasjon)
- Prøvetakingsutstyr
- + Legg til ny
Legg inn data i neste vindu:
- Navn på prøvetakingsutstyr; velg et navn som er beskrivende for produktet
- Beskrivelse: ved behov. Er ikke obligatorisk.
- Velg kategori (obligatorisk). Velg kategori som passer for det aktuelle utstyret.
- Legg inn Link og Linkbeskrivelse (ikke obligatorisk, ved behov)
- Internt varenummer: Legg til varenr for varen. Kan hentes fra Libra.
- Antall pr. pakke: legg inn tall, viktig informasjon!
- Kostpris: la stå som 0.
- Maks ant pr bestilling: legges inn om det er ønskelig med en begrensning i antall rekvirent kan bestille.
- Se til at Kan bestilles og Aktiv er haket av for prøvetakingsutstyr som skal være tilgjengelig for bestilling.
- Produkter som skal benyttes som illustrasjon i Analysedelen, og som ikke skal kunne bestilles som Prøvetakingsutstyr, skal ikke være haket av for Kan bestilles.
- Når produktet er klar for publisering: trykk Endeling versjon og Send til godkjenning eller Godkjenn (avhengig av tilganger).
- Velg en dato under Legg inn publiseringsdato om det er ønskelig at filen skal bli tilgjengelig på enn bestemt dato.
Begrensninger for bestillinger
Det kan legges inn begrensning for antall rekvirent kan bestille og hvilke rekvirenter som kan bestille.
Maks antall legges inn i redigeringsvinduet «Prøvetakingsutstyr». Se "legge til produkter under prøvetakingsutstyr"
I redigeringsvinduet er det et eget valg for «Kan kun bestilles av..» I dette feltet kan en legge til begrensning ved å liste opp de aktuelle rekvirentene som skal kunne bestille det aktuelle prøvetakingsutstyret.
Ved tomt felt/tom liste vises produktet for alle rekvirenter.
Avvik
Avvik fra prosedyren kan forekomme. Blant annet skal avvik relatert til at ansvarlige redigerer filer som ikke hører til egen avdeling meldes i avvikssystemet synergi.
Synergi informasjonsside med lenke til avviksmelding
Kilder/Referanser
Ingen